kintoneは、建設業における多岐にわたる課題を解決し、業務改善とDXを推進するツールです。
ペパコミ株式会社の支援のもとkintoneを導入したダイデンテクノスは、その活用により顕著な成果を達成しました。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
建築業がkintone導入前の課題
ダイデンテクノスはkintone導入以前、複数の業務において課題を抱えていました。
現場での労務費や人員配置の状況はリアルタイムで確認できず、協力会社の作業員が「いつ、誰が、何時間働いたか」を把握するにはタイムラグが生じていました。
また、作業着や工具といった資材の在庫管理は事務所に置かれた現物を確認する必要があり、現場に行かなければ在庫状況が分かりませんでした。 出退勤管理も自己申告制であったため、正確な時間の把握が困難な状況でした。
さらに、従業員名簿や現場情報、作業日報、請求書などの重要書類は紙媒体で管理され、外出先から確認できない、作成に時間がかかるなどの不便さがありました。
日報や請求書は紙で提出され、情報が事務所に届くまで時間がかかっていたため、リアルタイムな状況把握ができない状態でした。
kintone導入の背景と決定要因
ダイデンテクノスがkintone導入を検討したきっかけは、現場の労務費や人員配置のリアルタイム管理を可能にするシステムを構築したいという要望からでした。当初は自社でのアプリ開発も検討しましたが、費用と時間の面から断念しました。
その時期にペパコミ株式会社との出会いがあり、kintoneのシステムを知ります。2019年頃から日本で推進され始めたDXの流れも後押しとなり、kintoneの導入を決定しました。
導入の決め手の一つは、ペパコミ株式会社が説明やサポートを提供してくれる点でした。
ダイデンテクノスの社長は新しいものを取り入れることに抵抗がない社風のため、会社全体でDXを推進する方向性がありました。
kintone導入におけるハードルの克服
新しいシステムの導入には、組織内で非協力的な態度や抵抗を示す社員が出ることがあります。ダイデンテクノスでもkintoneの運用開始当初、打刻をしない社員がいるという課題がありました。
これに対し、総務部の社員は打刻をしていない社員に毎日連絡を取り、打刻をお願いするという対応を続けました。その結果、当初に比べて多くの社員が打刻するようになり、システムが浸透していきました。
新入社員はkintoneの利用が当たり前として業務を行うため、抵抗は少ない傾向にあります。事務の社員がフォローする体制により、kintoneの運用が社内に浸透し、内製化を進める大きな力となりました。
建築業がkintone導入した後の成果
kintoneの導入は、ダイデンテクノスの業務に多方面で大きな変化をもたらしました。具体的な成果は次の通りです。
| 管理項目 | 導入前（課題） | 導入後（成果） |
| 現場の人員配置・労務費 | リアルタイムで確認不可、紙ベースでの報告 | ポータル画面で今日・昨日の人数を一覧化、即座に確認可能 |
| 資材・工具の在庫 | 事務所に行かないと確認不可 | kintone上で即時に在庫状況を確認可能 |
| 作業日報 | 現場で手書き、提出までタイムラグあり | 現場からkintoneに直接入力、情報がすぐ反映される |
| 請求書・仕入れ表 | 紙で管理、作成に時間がかかる | kintoneで一元管理、過去の履歴や支払い状況を即座に検索・確認可能 |
| 従業員名簿・現場情報 | 紙資料で管理、外出先から確認不可 | kintoneでデジタル化、外出先からもアクセス・確認可能 |
| 見積もり・契約状況 | 個別に管理され、全体像を把握しづらい | 案件管理アプリで一元管理、進捗状況を可視化 |
| 事務所内のスケジュール | 共有が不十分で、無駄なやり取りが発生 | 外出予定などをkintoneで共有、電話対応なども円滑に |
上記の通り、各現場の人員配置や労務費はポータル画面で一括管理できるようになりました。作業着や工具類の在庫もすぐに確認できます。
作業日報や請求書などの紙資料はkintoneで一元管理され、事務所内のスケジュールや各現場の見積もり、契約状況もkintoneで一元管理できるようになりました。
これらの情報が集約された結果、ダイデンテクノスでは日々の業務をほぼすべてkintone上で行うようになりました。
業務時間の削減と生産性の向上
kintoneの導入により、事務作業に要する時間が大幅に削減されました。情報の入力や確認にかかる手間が減り、請求書や注文書などの帳票もkintoneからボタン一つで出力できるようになりました。
これにより、業務効率が向上し、会社全体の生産性も高まりました。 以前は情報共有のために個別に連絡を取り合う必要がありましたが、kintoneによって情報共有が円滑になり、無駄なやり取りが減少しました。
文書作成の自動化
注文書など各種帳票の出力はkintoneから直接行えるようになり、情報がkintoneに入力されていれば、必要な帳票を紙媒体で出力することも可能になりました。
これはドキュトーンプラグインを活用したもので、文書作成にかかる手間を削減します。
社内連携の強化と人材育成
ダイデンテクノスは、平均年齢35歳という比較的若い世代が活躍する一方で、経験豊富なベテラン社員の意見も尊重しながらDXを推進しています。
事務スタッフは、kintoneの導入に際して積極的にマニュアルを作成し、現場社員への浸透を支援しました。
これにより、社内でkintoneを内製化し、使いやすいシステムを構築できました。
また、kintone導入により、業務効率化だけでなく、勤務状況、有給休暇日数、給料明細などの情報も迅速に確認できる体制が整っています。
kintoneを活用した建築業の今後の展望
ダイデンテクノスは、今後もkintoneの活用をさらに深化させていく計画です。 特に、現場と事務所間の情報共有をより強化したいと考えています。
作業中に突発的な問題が発生した場合でも、すぐに報告と共有ができるシステムの導入を目指しています。
さらに、営業状況における各担当者の進捗状況もkintoneでより一元管理し、全体的に可視化を進める意向です。これにより、迅速な意思決定を可能にするでしょう。
建設業界でkintoneを活用したDX推進を検討してる方はペパコミ株式会社へご相談ください
新しい技術を積極的に取り入れ、社員が働きやすい環境を整えることで、建設業界におけるDX推進の先駆者となっています。
清潔で整頓されたオフィス環境も、人材を増やし、規模を拡大する上での先を見据えた投資であり、社員の働きやすさを高める要素です。
なお、ペパコミ株式会社では、「kintone」を活用した業務支援を行っています。業務効率化にお悩みの方は、ぜひ以下からお気軽にご相談ください。
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